Enregistrer les opérations dans les comptes
Une écriture comptable est la traduction d'une opération économique dans le langage de la comptabilité. C'est l'acte concret d'enregistrement : à chaque fois que votre organisation effectue une opération (achat, vente, encaissement, paiement…), celle-ci doit être consignée sous forme d'écriture.[1]
Comme vu dans la page sur la partie double, chaque écriture respecte le principe de la partie double : elle est composée d'au moins deux lignes, chacune associée à un compte comptable. Une ligne enregistre un montant au débit, l'autre au crédit. Le total des débits égale toujours le total des crédits.
Les écritures sont le lien entre les opérations réelles et les comptes. Sans écriture, un compte ne bouge pas. Les comptes ne sont que le reflet cumulé de toutes les écritures qui les ont affectés.
Chaque écriture doit être appuyée par un document qui prouve la réalité de l'opération (facture, relevé bancaire, ticket de caisse…). C'est le fondement du contrôle comptable.
Les écritures doivent être passées dans l'ordre chronologique. On ne revient jamais en arrière : les erreurs sont corrigées par des écritures de sens contraire, jamais effacées.
En pratique, les écritures sont d'abord créées sous la forme d'un brouillon (ou brouillard) comptable. Ce qui permet de revenir dessus avant de les valider définitivement.
Une écriture comptable complète contient les éléments suivants :
Achat de fournitures de bureau - 120 euros TTC payé par carte
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6061 | Fournitures de bureau | 100,00 | - |
| 44566 | TVA déductible | 20,00 | - |
| 512 | Banque | - | 120,00 |
Total débit = Total crédit = 120,00 euros
Une distinction importante existe entre les opérations à crédit (paiement différé) et les opérations au comptant (paiement immédiat).
1. Réception de la facture fournisseur (journal HA)
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 607 | Achats de marchandises | 1 000,00 | - |
| 44566 | TVA déductible | 200,00 | - |
| 401 | Fournisseurs | - | 1 200,00 |
2. Règlement de la facture (journal BQ)
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 401 | Fournisseurs | 1 200,00 | - |
| 512 | Banque | - | 1 200,00 |
La première écriture crée la dette, la seconde l'éteint.
Achat payé immédiatement par carte bancaire
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 607 | Achats de marchandises | 1 000,00 | - |
| 44566 | TVA déductible | 200,00 | - |
| 512 | Banque | - | 1 200,00 |
Pas de passage par le compte fournisseur car le paiement est immédiat.
De nombreuses spécificités existent pour enregistrer les opérations. Bien qu'il soit impossible de faire une liste exhaustive, nous essayons de compiler un certain nombre de scénarios dans cette documentation.
N'hésitez pas à nous faire part de tout scénario qui n'existe pas encore, afin d'enrichir la documentation pour tous.
Si votre organisation est assujettie à la TVA, chaque opération doit distinguer le montant hors taxes (HT) et la TVA.[2]
Il faut voir chaque organisation (entreprise, association, etc.) comme un agent qui collecte la TVA pour le compte de l'État.
À la fin du mois, vous avez :
Écriture de liquidation de TVA :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 4457 | TVA collectée | 500,00 | - |
| 4456 | TVA déductible | - | 300,00 |
| 4455 | TVA à décaisser | - | 200,00 |
Vous devez 200 euros à l'État (différence entre collectée et déductible).
La balance permet de vérifier que toutes les écritures sont équilibrées. Elle liste tous les comptes avec :
Si le total global des débits n'égale pas le total des crédits, c'est qu'une erreur s'est glissée quelque part. La balance doit toujours être équilibrée.