Le principe fondamental de la comptabilité moderne
La vie d'une organisation est faite d'opérations économiques : achats, ventes, encaissements, paiements, etc. Une opération est un événement qui modifie la situation financière de l'organisation. Cette opération peut autant traduire un flux réel d'argent (ex : paiement d'une facture) qu'un flux virtuel à venir, comme la reconnaissance d'une créance ou d'une dette (ex : émission d'une facture).
Le principe de la partie double est le fondement de toute comptabilité moderne, codifié par Luca Pacioli en 1494.[1] Il repose sur une idée simple : chaque opération de l'organisation est un flux qui a une origine et une destination . Origine et destination sont par définition d'un même montant : le flux est équilibré. La comptabilité garantit ainsi que chaque mouvement (argent, matériaux, service, etc.) est correctement enregistré et équilibré.[2]
Concrètement, chaque opération de l'organisation est notée dans ce qu'on appelle un journal, sous la forme d'une écriture. Une écriture comporte au moins deux lignes. Chaque ligne fait correspondre ce qu'on appelle un compte, à un montant, soit au débit, soit au crédit. Peu importe le nombre de lignes, la somme des montants débités doit toujours être égale à la somme des montants crédités. C'est ce qui garantit l'équilibre permanent de la comptabilité.[3]
Voici deux écritures extraites du journal, correspondant à deux opérations de l'organisation :
Achat en espèces de fournitures de bureau pour la somme de 100,00€.
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 15/01 | 6064 - Fournitures administratives | Achat fournitures bureau | 100,00€ | - |
| 15/01 | 530 - Caisse | Achat fournitures bureau | - | 100,00€ |
Vente d'une prestation de service pour 1500,00€ : le client paie 500,00€ par virement, le reste est dû à 30 jours.
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 22/01 | 512 - Banque | Vente prestation - part encaissée | 500,00€ | - |
| 22/01 | 411 - Clients | Vente prestation - part à recevoir | 1000,00€ | - |
| 22/01 | 706 - Prestations de services | Vente prestation | - | 1500,00€ |
Pour chaque écriture, on a bien le total des débits qui est égal au total des crédits.
Une écriture comptable est l'enregistrement d'une opération économique dans les comptes de l'organisation. Elle se compose d'une date, d'un libellé décrivant l'opération, et d'au moins deux lignes : chaque ligne associe un compte à un montant, inscrit au débit ou au crédit.
Le total des débits d'une écriture est toujours égal au total de ses crédits : c'est le principe de la partie double appliqué à chaque opération. Une écriture doit être justifiée par une pièce justificative (facture, relevé bancaire, ticket de caisse, etc.).
Un compte est un registre qui suit l'évolution d'un élément précis du patrimoine ou de l'activité de l'organisation. Son montant est modifié à chaque fois qu'il est impliqué dans une opération comptable (i.e. d'une écriture), soit au débit, soit au crédit. On dit que le compte est mouvementé (par l'écriture).
Chaque compte a un numéro et un intitulé qui précisent ce qu'il suit.
Il existe quatre grands types de comptes :
Par exemple, le compte « Banque » (numéro 512) suit l'argent disponible sur le compte bancaire. Le compte « Fournisseurs » (numéro 401) suit les dettes envers les fournisseurs. Le compte « Ventes » (numéro 706) suit le montant des ventes réalisées.
Débiter un compte, c'est enregistrer que ce compte est la destination d'un flux. Les ressources vont vers ce compte.
Exemples :
Actif (ex : 512 - Banque) -
Charges (ex : 601) - .
Passif (ex : 164) - .
Produits (ex : 706) - un client retourne un article, l'annulation est dirigée vers le compte de ventes pour le réduire, on débite le compte 706 - Ventes.
Créditer un compte, c'est enregistrer que ce compte est l'origine d'un flux. Les ressources partent de ce compte.
Exemples :
Le solde d'un compte résume en un seul chiffre tout ce qui y est entré et sorti. C'est la différence entre le total de ses débits et le total de ses crédits. Si les débits sont supérieurs, le solde est débiteur. Dans le cas contraire, il est créditeur.