Détail de tous les mouvements compte par compte
Document qui reprend l'ensemble des comptes de l'organisation avec le détail de tous leurs mouvements. C'est la vue par compte de la comptabilité, là où le journal offre une vue chronologique.
Le grand livre[1] et le journal contiennent exactement les mêmes informations, mais présentées différemment. Le journal classe les écritures par date ; le grand livre les classe par compte.
Bien que le grand livre ne soit pas explicitement mentionné comme document obligatoire au même titre que le journal, il est indispensable en pratique[2] : c'est lui qui permet de justifier le solde de chaque compte et donc de construire la balance, le bilan et le compte de résultat. Il fait partie des documents pouvant être exigés lors d'un contrôle fiscal.
Pour chaque compte, le grand livre affiche l'ensemble des mouvements avec leur date, leur libellé, les montants au débit et au crédit, ainsi que le solde progressif.
| Date | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| - | Report à nouveau | 3 000,00 | - |
| 03/01 | Encaissement facture n°001 | 1 200,00 | - |
| 20/01 | Paiement loyer janvier | - | 800,00 |
| 25/01 | Paiement fournisseur Martin | - | 180,00 |
| 31/01 | Encaissement facture n°002 | 2 500,00 | - |
| - | TOTAUX | 6 700,00 | 980,00 |
Le compte s'ouvre par le report à nouveau de l'exercice précédent, puis enregistre les mouvements de la période. Le solde du compte se calcule à partir des totaux : 6 700,00 - 980,00 = 5 720,00 euros au débit.
| Date | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| - | Report à nouveau | - | 500,00 |
| 15/01 | Facture papeterie | - | 180,00 |
| 25/01 | Règlement fournisseur Martin | 180,00 | - |
| 28/01 | Facture hébergement web | - | 120,00 |
| - | TOTAUX | 180,00 | 800,00 |
Le solde créditeur de 620,00 euros (800,00 de crédits - 180,00 de débits) indique que l'organisation doit encore 620,00 euros à ses fournisseurs.
Le journal et le grand livre sont les deux faces d'une même réalité. Le journal répond à la question « que s'est-il passé à telle date ? », tandis que le grand livre répond à « quelle est la situation de tel compte ? ».
Le grand livre est indispensable pour :
Certains comptes collectifs regroupent de nombreux tiers : le compte 411 (Clients) ou le compte 401 (Fournisseurs), par exemple. Pour suivre chaque tiers individuellement, on tient un grand livre auxiliaire, qui détaille les mouvements par sous-compte (un par client ou par fournisseur).
Déclinaison du grand livre qui détaille un compte collectif (clients, fournisseurs) en sous-comptes individuels. Il permet de connaître le solde dû par chaque tiers sans consulter les écritures une par une.
Le grand livre du compte 512 (Banque) est l'outil central du rapprochement bancaire. Cette opération consiste à comparer, ligne par ligne, les mouvements enregistrés dans la comptabilité avec ceux figurant sur le relevé de banque.
Des écarts sont normaux : un chèque émis peut être enregistré en comptabilité mais pas encore encaissé par le bénéficiaire, ou inversement, un prélèvement peut apparaître sur le relevé bancaire avant d'être saisi dans les comptes. Le rapprochement bancaire permet d'identifier et d'expliquer ces décalages.