Registre chronologique de toutes les écritures comptables
Registre dans lequel sont inscrites, par ordre chronologique, toutes les écritures comptables de l'organisation. Chaque écriture y est enregistrée avec sa date, ses comptes mouvementés, ses montants et un libellé explicatif.
Le journal est le point d'entrée de la comptabilité[1] : c'est ici que chaque opération est enregistrée pour la première fois. Il constitue la trace originale et chronologique de l'ensemble des écritures passées au cours d'un exercice comptable.
Chaque ligne du journal représente un mouvement comptable. Une écriture comptable comprend toujours au moins deux lignes (un débit et un crédit), conformément au principe de la partie double.
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 03/01 | 411 - Clients | Facture n°001 - Client Dupont | 1 200,00 | - |
| - | 706 - Prestations de services | - | - | 1 000,00 |
| - | 4457 - TVA collectée | - | - | 200,00 |
| 10/01 | 512 - Banque | Règlement facture n°001 | 1 200,00 | - |
| - | 411 - Clients | - | - | 1 200,00 |
| 15/01 | 606 - Achats de fournitures | Achat papeterie | 150,00 | - |
| - | 4456 - TVA déductible | - | - | 30,00 |
| - | 401 - Fournisseurs | - | - | 180,00 |
Chaque écriture est équilibrée : le total des débits est égal au total des crédits.
En pratique, pour des raisons d'organisation, les écritures ne sont pas toutes enregistrées dans un seul journal. On utilise des journaux auxiliaires spécialisés, chacun dédié à un type d'opération. Cela permet de répartir le travail et de vérifier plus facilement les opérations.
Enregistre toutes les factures fournisseurs reçues. On y trouve les achats à crédit avant leur règlement.
Enregistre toutes les factures clients émises. On y trouve les ventes à crédit avant leur encaissement.
Enregistre tous les mouvements du compte bancaire : encaissements, décaissements, virements.
Enregistre tous les mouvements d'espèces : recettes et dépenses en liquide.
Enregistre les opérations qui ne rentrent pas dans les autres journaux : salaires, amortissements, régularisations, écritures de clôture.
L'ensemble de ces journaux auxiliaires forme le journal général, qui centralise toutes les écritures de l'exercice. Cette organisation permet de répartir le travail de saisie et facilite les contrôles.
Lorsqu'une organisation utilise des journaux auxiliaires, elle doit tenir un journal centralisateur (ou livre-journal). Ce document récapitule chaque mois les totaux de chaque journal auxiliaire, créant ainsi un enregistrement unique et synthétique de toutes les opérations.
Le journal centralisateur est le document qui a valeur juridique : c'est lui qui est visé par les obligations légales. Les journaux auxiliaires en sont les documents préparatoires.
En début d'exercice, les soldes des comptes de bilan (classes 1 à 5) doivent être repris de l'exercice précédent. Cette reprise s'effectue par des écritures d'ouverture enregistrées dans un journal particulier : le journal des À-Nouveaux (AN).
Journal spécial qui enregistre les écritures de report des soldes de l'exercice précédent vers le nouvel exercice. Il porte les soldes de tous les comptes de bilan non soldés.
Les comptes de charges et de produits (classes 6 et 7) ne sont pas reportés : ils sont remis à zéro car ils ne concernent qu'un seul exercice. Le résultat de l'exercice précédent est affecté aux reports à nouveau ou aux réserves.
Le journal est un document obligatoire. Plusieurs textes encadrent sa tenue :
Le journal doit être conservé pendant 10 ans (obligation comptable) et peut être exigé en cas de contrôle fiscal, de litige commercial ou de procédure judiciaire.